Privacyreglement

Privacyreglement Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V.

Versie: 4.0
Datum: 15-09-2025

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. is actief op het gebied van arbeidsgezondheidszorg, verzuimbegeleiding en re-integratie. Ten behoeve van al haar activiteiten registreert zij (medische) gegevens van haar cliënten. van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. doet dit conform de voorschriften van de actuele wet- en regelgeving en beroepscodes.

Het doel van dit privacyreglement is de betrokkenen op de hoogte te stellen van de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurt en welke rechten een betrokkene heeft ten aanzien van de gegevensverwerking.

Artikel 1: Begripsbepalingen

Persoonsgegevens: elk gegeven dat naar zijn aard feitelijk informatie geeft betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens: Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

Betrokkene: iedere natuurlijke persoon op wie een gegeven betrekking heeft.

Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de gebruiker of de bewerker.

Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de registratie(s) zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

Verwerkingsverantwoordelijke: Van Brederode Arbeid & Gezondheid, gevestigd te Goirle aan het adres Schimmelpenninck van der Oijenstraat 4, 5051 XK Goirle. Inschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 18079642

Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen

Gebruiker: elke persoon die, onder gezag van de verantwoordelijke, gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken, dan wel van uitvoer van de verwerking kennis te nemen.

Beheerder: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor het beheer van de gegevensverwerking.

Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op adequate informatie berustende wilsuiting van de betrokkene waarmee deze aanvaardt dat op hem/haar betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt.

Autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens, de organisatie die tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens conform de geldende wet- en regelgeving.

Artikel 2: Toepassingsgebied

2.1. Registratie van gegevens geschiedt uitsluitend voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. De registratie beperkt zich tot die informatie die direct of indirect nodig is om dit te waarborgen.
2.2. Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daarop betrekking hebbende besluiten en maatregelen.
2.3. Elk geregistreerd gegeven, dat informatie geeft over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, valt onder dit reglement
2.4. Dit reglement is van toepassing op elke al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin opgenomen te worden.

Artikel 3: Doel van de gegevensverwerking

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van:

• Begeleiding bij ziekteverzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. een overeenkomst hebben gesloten;
• De re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• De werkgever, in de werkgever ten behoeve van het casemanagement een beroep doet op Van Brederode Arbeid & Gezondheid;
• De arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen die daartoe met Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. een overeenkomst hebben afgesloten.

Artikel 4: Grondslagen voor de gegevensverwerking

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Wettelijke verplichting zoals o.a. Arbowet, Arbobesluit, Arboregelingen, Wet verbetering poortwachter en beroepscodes;
• Overeenkomsten voor arbodienstverlening met opdrachtgevers;
• Gerechtvaardigd belang voor de uitvoering van de overige dienstverlening en commerciële uitingen;
• Toestemming indien er een machtiging nodig is voor het opvragen van medische informatie bij behandelaren.

Artikel 5: Geautomatiseerde besluitvorming.

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. past geen geautomatiseerde besluitvorming toe.
Dat betekent dat wij geen besluiten nemen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen.
Onder geautomatiseerde besluitvorming verstaan wij het nemen van besluiten zonder menselijke tussenkomst.

Hoewel wij gebruikmaken van digitale systemen en software ter ondersteuning van onze dienstverlening (zoals onze kantoorsoftware, planningssystemen en communicatieplatforms en online AI modellen), worden deze uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. De uiteindelijke beoordeling en besluitvorming blijft altijd bij onze gekwalificeerde medewerkers.

Mocht onze werkwijze in de toekomst wijzigen en zouden wij overgaan tot geautomatiseerde besluitvorming, dan informeren wij u hierover.

Artikel 6: Voorwaarden voor verwerking

De vastlegging van (medische) persoonsgegevens in verband met ziekteverzuim en re-integratie is op basis van KNMG richtlijn “Omgaan met medische gegevens (2024)”.

6.1 Alle registraties van persoonsgegevens zijn aangemeld bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
6.2 De Functionaris Gegevensbescherming is benoemd in overeenstemming met de Europese Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming en bekleed binnen Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. een onafhankelijke rol.
6.3 Iedereen dit toegang tot persoonsgegevens heeft draagt er zorg voor dat deze in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
6.4 De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van beroep of wettelijk voorschrift, of krachtens een (arbeids)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
6.5 Persoonsgegevens worden verwerkt voor de in artikel 3 beschreven doelen en worden verwerkt op een manier die overeenstemt met de doelen waarvoor zij zijn verkregen.
6.6 Persoonsgegevens worden verwerkt indien:

• betrokkene voor de verwerking expliciet zijn toestemming heeft verleend, of;
• ter vrijwaring van een vitaal belang van betrokkene of;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of wettelijke verplichting waarin betrokkene partij is, of naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en dat noodzakelijke is voor het sluiten van een overeenkomst.

6.7 Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan kennis wordt genomen, tenzij mededeling verplicht is volgens een wettelijk voorschrift of voor de uitvoering van een overeenkomst mededeling noodzakelijk is.

Artikel 7: Opgenomen gegevens

7.1 Persoonsgegevens, die door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. worden verwerkt, zijn verzameld door haar medewerkers of door haar ingeschakelde derden, en verstrekt door de betrokkene, de werkgever van de betrokkene of door eventuele behandelaar(s) van de betrokkene.
7.2 De navolgende persoonsgegevens kunnen door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. met inachtneming van het bepaalde in dit reglement worden verwerkt:

• personalia en identificatiegegevens
• (para-)medische en psychologische gegevens
• financiële en administratieve gegevens
• sociale gegevens
• werkplekgegevens
• arbeidsverzuimgegevens

Het volledige verwerkingsregister van de gegevens die door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. worden verwerkt is opvraagbaar via info@vanbrederode.eu.

Artikel 8: Toegang tot persoonsgegevens

8.1 Autorisaties voor toegang tot persoonsgegevens worden alleen afgegeven nadat de directie van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. daar toestemming voor heeft verleend.
8.2 Beheer van toegangsrechten vindt plaats door de directie van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V.
8.3 Toegang tot de gegevens van betrokkenen hebben die medewerkers van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de uitvoering van de contractuele taken die tussen verantwoordelijke en van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. overeengekomen zijn. Deze medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens die voor de goede uitvoering van hun functie of taak noodzakelijk zijn.
8.4 De beheerder, die in het kader van een door de Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. gegeven opdracht werken, hebben toegang voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is
8.5 Ten behoeve van kwaliteitstoetsen kan de stafarts van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. toegang hebben tot dossiers van zijn collega bedrijfsartsen.
8.6 In het kader van haar certificeringen worden er door een onafhankelijke derde audits uitgevoerd, waarbij toegang tot persoonsgegevens, onder toezicht, noodzakelijk kan zijn.
8.7 Medewerkers van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene hebben toegang die is beperkt tot die gegevens die in verband met deze verantwoordelijkheid noodzakelijk zijn.

Artikel 9: Verstrekking van persoonsgegevens

Onder toepassing van het in de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de regels voor de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers van de AP (“De zieke werknemer – Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers “, februari 2016) bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan:

• medewerkers van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. en Opdrachtgever die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene. Het betreft in dat geval echter uitsluitend conclusies ten aanzien van de mogelijkheden tot werkhervatting door de betrokkene en/of procesmatige begeleidingsafspraken (waaronder datum van laatste consult bedrijfsarts).
• door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. aangewezen verwerkers van persoonsgegevens in het kader van de gegeven opdracht voor zover deze verwerkers voldoende er voor zorg dragen dat de bescherming van de persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig dit reglement;
• uitvoeringsinstituten voor de sociale verzekeringen in het kader van het re-integratieplan volgens de richtlijnen van het UWV;
• verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling bij ziekte volgens het Convenant gegevensuitwisseling arbodiensten – verzekeraars.

Artikel 10: Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. is verplicht om iedere betrokkene inzage te geven in de op betrokkene geregistreerde gegevens, tenzij Wet- en regelgeving of andere zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten.
De betrokkene dient een verzoek tot inzage schriftelijk in bij Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. De gevraagde inzage zal binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek tot inzage plaats vinden. Indien betrokkene dit wenst kan op zijn verzoek een afschrift van de geregistreerde gegevens ter inzage worden verstrekt.

Artikel 11: Recht op correctie, aanvullingen afscherming van persoonsgegevens

Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

De betrokkene kan Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. schriftelijk verzoeken om aanvulling, afscherming of correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist zijn of voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake zijn, dan wel in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. De betrokkene kan zijn mening door middel van een aanvulling in het dossier laten opnemen.
Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. informeert de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek in hoeverre daaraan wordt voldaan. Wordt een verzoek geweigerd dan wordt dit met redenen omkleed.

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. draagt zorg dat een verzoek tot aanvulling, afscherming of correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 12: Recht op vernietiging van opgenomen persoonsgegevens

De betrokkene kan Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. schriftelijk verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens. De gegevens worden niet vernietigd indien er een wettelijke plicht tot bewaring is of indien de bewaring voor een ander dan betrokkene van aanzienlijk belang is.

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. informeert de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging in hoeverre daaraan wordt voldaan. Wordt een verzoek tot vernietiging geweigerd dan wordt dit met redenen omkleed.

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. draagt zorg dat een verzoek tot verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 13: Bewaartermijnen

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. stelt met inachtneming van wettelijke voorschriften vast hoe lang en op welke wijze de persoonsgegevens bewaard blijven. Na een maximale bewaartermijn van 20 jaar eindigt de bewaartermijn, tenzij er een wettelijke verplichting is om bewaring voort te zetten. Tijdens de bewaartermijn blijft het voor Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. mogelijk om toegang tot de persoonsgegevens te verkrijgen.

Artikel 14: Beveiliging van gegevens

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. treft, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten die implementatie met zich meebrengen, voldoende maatregelen om ongewenste toegang tot, en verlies of diefstal van persoonsgegevens tegen te gaan.
Toegang tot applicaties waarin persoonsgegevens worden vermeld wordt verkregen door middel van toegekende autorisaties. Voor zover het applicaties betreft waartoe via Internet (online) toegang verkregen kan worden wordt een meer factor authenticatie toegepast.
Fysieke dossiers en persoonsgegevens worden opgeslagen in afgesloten archiefkasten. Toegang tot deze archiefkasten is conform het door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. gevoerde sleutelplan.
Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. heeft voor de verwerking van (persoons)gegevens een verwerkingsregister opgesteld. In de tabel hieronder is beknopt weergegeven welke registraties Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. hanteert.

Registratie	Wijze van opslag	Doel opslag	Toegankelijk voor	Verantwoordelijke
Verzuim en preventie (uitsluitend niet medische gegevens conform artikel 5 van dit reglement)	Digitaal	Verzuimbegeleiding -verzuimpreventie, re-integratie	Bedrijfsarts, Arbeidsdeskundigen, Casemanagers, Opdrachtgevers/ Leidinggevenden Beheerder	Opdrachtgevers, Directie
Beroep en bezwaar	Digitaal, papier*	Dossiervorming	Bedrijfsarts, Gemachtigde, Administratie Beheerder	Directie
Medische gegevens	Digitaal, papier	Dossiervorming, Verzuimbegeleiding re-integratie	Bedrijfsarts Gemachtigde (bij Beroep en Bezwaar)	Directie
Keuringsrapporten en (medische) keuringsgegevens	Digitaal Papier	Keuringsdossier	Bedrijfsarts Casemanager Leidinggevenden	Directie
Klantgegevens	Digitaal	Commercie, dienstverlening, verzuimpreventie en -begeleiding	Administratie, Directie	Directie
Financiële gegevens	Digitaal, papier*	Facturering	(financiële) Administratie, Directie	Directie
Klachten	Digitaal, papier*	Afhandeling en kwaliteitsbeheer	Administratie, Directie	Directie
Schadeclaims	Digitaal, papier*	Afhandeling en kwaliteitsbeheer	Administratie, Directie	Directie
Cliëntgegevens	Digitaal	Verzuimbegeleiding, -preventie, re-integratie, Beroep en Bezwaar	Bedrijfsarts, Arbeidsdeskundigen, Administratie Casemanagers, Opdrachtgevers/ Leidinggevenden Beheerder	Opdrachtgevers, Directie

*papieren documenten, met uitzondering van de keuringsrapporten en (medische) keurings-gegevens, worden direct na ontvangst gescand en digitaal opgeslagen, waarna het papieren document wordt vernietigd.

Het volledige verwerkingsregister van de gegevens die door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. worden verwerkt is opvraagbaar via info@vanbrederode.eu. Hierin staat ook opgenomen wie verwerkersverantwoordelijk is.

Artikel 15: Klachten

Klachten worden afgehandeld conform de klachtenprocedure die Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. hanteert. Deze klachtenprocedure is via de website www.vanbrederode.eu op te vragen. Daarnaast bestaat altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zie daarvoor hun website.

Artikel 16: Datalekken

Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. hanteert bij (het vermoeden van) een datalek de volgende procedure:

• Bij (een vermoeden van) een datalek wordt direct de functionaris gegevensbescherming geïnformeerd
• De functionaris gegevensbescherming bepaalt in overleg met de directie of er sprake is van een datalek of -incident
• In geval van een datalek onderzoekt de functionaris gegevensbescherming of er sprake is van een meldingsplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• Als er sprake is van een meldingsplicht dan informeert de functionaris gegevensbescherming de betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens
• De functionaris gegevensbescherming onderzoek en analyseert het datalek of -incident en adviseert maatregelen om deze in de toekomst te voorkomen

Artikel 17: Bepaling betreffende bekendmaking

Inhoud c.q. strekking van de in dit reglement opgenomen bepalingen worden aan eenieder die dit aangaat bekend gemaakt. De meest recente versie van dit privacyreglement kan via de website van Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. worden opgevraagd.

Artikel 18: Slotbepaling

Dit reglement treedt in werking met ingang van 15 september 2025 en wordt aangehaald als: Privacyreglement Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V.

Dit reglement blijft van kracht tot dat er een nieuwe versie in werking treedt en door Van Brederode Arbeid & Gezondheid B.V. op haar website beschikbaar wordt.

Vragen met betrekking tot dit privacyreglement kunnen gericht worden aan de functionaris gegevensbescherming van Van Brederode Arbeid & Gezondheid via fg@vanbrederode.eu.